İş yerinizde daha önce işçi çalıştırmıyordunuz ama artık işleriniz arttı ve işçi çalıştırmaya karar verdiniz.
İlk defa işçi çalıştıracak işverenlerin İş Kanunu ve Sosyal Güvenlik Kanunu uyarınca yapmaları gereken işlemler ve cezai yaptırımlarla karşılaşmamak için uymaları gereken yükümlülükler bulunmaktadır.
Bu yükümlülükleri; İşçi işe başlamadan önce, işçi çalışmaya devam ettiği sürece ve işçinin iş akdinin sonlanması durumu olarak ana üç gruba ayırabiliriz.
Bu işlemler özetle şu başlıklardan oluşmaktadır.
- İŞ SÖZLEŞMESİ (İşçi işe başlamadan önce)
- SGK İŞYERİ BİLDİRGESİ ( İlk defa işçi çalıştırmaya başlandığında)
- İŞÇİNİN İŞE GİRİŞ BİLDİRGESİ ( İşçi işe başlamadan önce )
- PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI HAZIRLANMASI ( İşçinin işe başlaması esnasında ve çalışma süresi boyunca)
- AYLIK PRİM VE HİZMET BELGESİ ( Her ay düzenli olarak)
Gerekli mülakatları yaptınız ve hangi işçiyi işe alacağınızı belirlediniz ise,
İlk yapmanız gereken, işçinizle aranızda yazılı bir iş sözleşmesi yapmaktır.
İş sözleşmesinde dikkat etmeniz gereken konulardan birisi, iş sözleşmesine “deneme süreli “ ibaresi konulmasıdır. Deneme süresi en çok iki ay olabilir.
Deneme Süreli iş sözleşmeleri; ilk iki ay içerisinde işverenin işçiyi çıkarması veya işçinin işi bırakıp gitmesi durumunda ihbar tazminatı hesaplanıp ödenmemesine imkan vermektedir.
İşe aldığınız personelin iş akdini işe başlama tarihinden itibaren iki ay içerisinde feshetmeniz gerektiği takdirde ve şayet personeli derhal işten çıkarmak istiyor iseniz iki haftalık ücreti tutarında ihbar tazminatı hesaplamanız ve işçinize ödemeniz gerekmeyecektir.
İş sözleşmeniz deneme süreli değil ise bu takdirde iki haftalık ihbar tazminatı hesaplayıp ödemeniz gerekecektir.
“Deneme Süreli” iş sözleşmesi aynı şekilde işçinin de işi derhal bırakması durumunda işverene ödemek zorunda kalacağı iki haftalık tutarındaki ihbar tazminatını engellemektedir.
İki aylık sürenin geçmesi durumunda artık “Deneme Süreli” ibaresinin anlamı kalmayacak olup, iş sözleşmesinin işveren veya işçi tarafından sonlandırılması 4857 sayılı İş Kanunu 17.maddesindeki Süreli Fesih hükümlerine tabi olacaktır.
İş Sözleşmesini yaptınız ve işçinizin işe hangi gün başlayacağı kesinleşti.
İkinci yapılması gereken işlem “SGK İŞYERİ BİLDİRGESİ” verilmesidir.
İşyeri bildirgesi özetle ; Sosyal Güvenlik Kurumu bünyesinde işyeriniz adına bir dosya açılarak işyerinize ait bir tescil numarası alınması işlemdir.
İşyeri bildirgesi www.sgk.gov.tr internet sitesi üzerinden elektronik ortamda hazırlanıp çıktısı alınarak işveren tarafından imzalanmalı ve işyerine ait vergi levhası, imza sirküleri, kira kontratı gibi belgeleri içeren ekleri ile birlikte en geç sigortalı çalıştırılmaya başlandığı tarihte bağlı bulunulan Sosyal Güvenlik Kurumuna verilmelidir.
İşyeri bildirgesi yasal süresi içinde verilmez ise; bilânço esasına göre defter tutmak zorunda olan işyerleri için asgari ücretin üç katı tutarında, diğer defterleri tutmak zorunda olanlar için ise asgari ücretin iki katı tutarında idari para cezası kesilir.
İşyeri Bildirgesinin verilmesi aşamasında Sgk ile sözleşme imzalanır ve elektronik Sgk işlemlerinin kullanılması için SGK tarafından E-SGK şifresi oluşturulur. E-SGK şifrenize e.sgk.gov.tr sitesi üzerinden işveren menüsü tıklanarak ulaşılan sayfada “E-SGK Uygulamaları ve E-SGK Şifre” kısmı üzerinden işverenin e devlet şifresi kullanılarak ulaşılmaktadır.
Üçüncü yapılması gereken işlem; İşe başlatılacak personel için “İŞE GİRİŞ BİLDİRGESİ” verilmesidir.
İşe Giriş Bildirgesi www.sgk.gov.tr web sitesinden “E-SGK” menüsü üzerinden “Sigortalı İşe Giriş ve İşten Çıkış Bildirge (4a)” kısmından elektronik ortamda verilmektedir.
Kuruma ilk defa işyeri bildirgesi verilecek işyerlerinde; ilk defa sigortalı çalıştırmaya başlanılan tarihten itibaren bir ay içinde çalışmaya başlayan sigortalılar için, çalışmaya başladıkları tarihten itibaren en geç söz konusu bir aylık sürenin dolduğu tarihe kadar verilmelidir.
Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi yasal süresi içerisinde verilmemesi halinde bir asgari ücret tutarında ceza kesilmektedir.
Dördüncü olarak yapmanız gereken işlem, “ İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI” hazırlamak olacaktır.
İşverenlerin çalıştırdıkları tüm işçiler için işçi özlük dosyası oluşturması ve istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek üzere işyerinde bulundurması gerekmektedir.
İşçi Özlük Dosyasında işçinin kimlik bilgileri, iş sözleşmesi, sgk işe giriş bildirgesi, imzalı ücret bordroları, işçiye ait sağlık raporları, mesai listesi, işçiye kullandırılan izinlere ait evraklar, istirahat raporları, işten ayrılış bildirgesi, ibraname gibi belgeler bulunmalıdır.
İşçi özlük dosyası, işçinin işe girişi ile hazırlanmaya başlayıp çalışma süresi boyunca güncellenerek muhafaza edilir.
İşçi özlük dosyasını düzenlememenin cezası 2016 yılı için 1.560,00 TL olup, bu ceza 4857 sayılı İş Kanunu 104. Maddesine göre düzenlenmektedir.
Beşinci olarak yapmanız gereken işlem, “ AYLIK PRİM VE HİZMET BELGESİ” düzenlemektir.
İşçilerinizin ay içerisinde çalışma gün sayılarını ve prime esas kazançlarını gösteren aylık prim ve hizmet belgeleri en geç çalışmanın ilişkin olduğu ayı izleyen ayın 23’üne kadar www.sgk.gov.tr web sitesinden “E-SGK” – “e-Bildirge” seçenekleri işaretlenerek ulaşılan ekran vasıtasıyla gönderilecektir.
Örneğin, 15 Kasım 2016 tarihinde asgari ücretle işe başlattığınız tek bir işçiniz olduğunu varsayalım. İşçiniz ay sonuna kadar çalışmış ise Kasım 2016 döneminde 16 günlük çalışması ve 878,40 TL prime esas kazancı bulunur. Kasım 2016 dönemi için vermeniz gereken Aylık Prim ve Hizmet Belgesini e-bildirge uygulaması üzerinden 01 Aralık – 23 Aralık 2016 tarihleri arasında 16 günlük çalışma ve 878,40 TL Prime Esas Kazanç üzerinden tahakkuk ettirmeniz gerekmektedir.
Yukarıdaki örnekte belirtilen işçinize ait Aylık Prim ve Hizmet Belgesi için elektronik ortamda düzenlenecek tahakkuk fişinde %5 peşin ödeme indirimi düşülmüş haliyle SGK ya ödenmesi gereken Prim toplamı 285,48 TL olacaktır. Bu tutar tahakkukun düzenlendiği ayın sonuna kadar banka üzerinden SGK ya ödenmelidir. Ödeme yapılmadığı takdirde %5 lik prim indirimi hakkınız kaybolmakta, ve toplam prim üzerinden gecikme faizi hesaplanmaktadır.
Aylık prim ve hizmet belgesini belirlenen süre içinde vermeyenlere, belirlenen süre içerisinde vermekle birlikte Kurumca belirlenen şekilde ve usûlde vermeyenlere her bir fiil için işçi başına 205,00 TL ile 3.294,00 TL arasında değişen oranlarda idari para cezası düzenlenmektedir.
malidenge denetim smmm a.ş/ 2016